Które procesy opisać najpierw, gdy nie masz opisanego żadnego
Firmy zaczynają od procesu najbardziej skomplikowanego i porzucają robotę w połowie. Kolejność, która się nie wykłada, jest odwrotna.
Audyt powtarzalnych czynności
- Rejestr czynności z jednego tygodnia
- Częstość razy liczba osób, które umieją
- Priorytet: co uprościć, zanim cokolwiek kupisz
Decyzja „opiszmy nasze procesy” zwykle kończy się w ten sam sposób. Ktoś bierze na warsztat
najbardziej złożony proces w firmie, bo „ten jest najważniejszy”, spędza nad nim trzy
tygodnie, po czym robota staje – bo trzy tygodnie to dłużej, niż wytrzymuje zapał, a efektu
nadal nie widać.
Sensowna kolejność nie wynika z ważności procesu. Wynika z tego, jak szybko opis zacznie
oszczędzać czyjś czas.
Cztery kategorie, na które warto rozłożyć listę
| Kategoria | Cecha | Priorytet |
|---|---|---|
| Wąskie gardło | często + umie jedna osoba | pierwszy |
| Częsty i prosty | często + umie kilka osób | drugi |
| Rzadki i ryzykowny | rzadko + drogo kosztuje błąd | trzeci |
| Rzadki i błahy | rzadko + błąd nic nie kosztuje | nie opisuj |
Ostatni wiersz jest najważniejszy i najczęściej ignorowany. Opisanie procesu, który
zdarza się dwa razy w roku i nic nie kosztuje, to czysta strata – a taki opis i tak
zdezaktualizuje się przed następnym użyciem.
Jak zrobić listę w tydzień, bez warsztatów
Nie organizuj sesji mapowania procesów. W małej firmie to zwykle jeden dzień pracy
wszystkich, po którym powstaje diagram, do którego nikt nie wraca.
Zamiast tego poproś każdą osobę o jedną rzecz: przez tydzień niech zapisuje czynności,
które wykonała więcej niż raz. Jedna linijka na czynność, w notatniku albo w arkuszu.
Bez opisywania, bez struktury – sama nazwa i ile razy.
Po tygodniu masz listę realnej pracy. Nie listę pracy, o której ludzie myślą, że ją
wykonują – to dwie różne listy i różnią się bardziej, niż większość właścicieli zakłada.
Dwa pytania, które ustawiają priorytet
Dla każdej pozycji z listy zadaj dwa pytania i zapisz odpowiedzi obok:
- Ile osób umie to zrobić? Jeśli jedna – to kandydat na pierwsze miejsce,
niezależnie od tego, jak prosta jest sama czynność. Jedna osoba to jedno wąskie gardło
i jeden urlop od kryzysu. - Ile razy w miesiącu? Częstotliwość mnoży każdą oszczędność. Proces
wykonywany codziennie, skrócony o pięć minut, daje w skali roku ponad dwadzieścia godzin.
Posortuj po tych dwóch kolumnach i masz kolejność. To zajmuje godzinę i daje lepszy wynik
niż warsztat.
Rytm, który się utrzymuje
Jeden proces tygodniowo. Nie pięć, nie „zrobimy to w kwartał”. Jeden, opisany
i sprawdzony na kimś, kto go nie zna.
Po kwartale masz kilkanaście działających opisów. Przy tempie „wszystko naraz” masz
po kwartale niedokończony dokument i przekonanie, że opisywanie procesów nie działa.
do właściciela procesu spada. Jeżeli po opisaniu procesu pytań jest tyle samo, opis nie
zadziałał – i lepiej to zobaczyć po pierwszym, niż po piętnastym.
Od czego zacząć w tym tygodniu
Weź kartkę i wypisz z pamięci trzy czynności, które w Twojej firmie umie zrobić tylko
jedna osoba. Nie musisz do tego żadnego tygodnia obserwacji – te trzy każdy właściciel
zna na pamięć, bo to one budzą go w nocy.
Zacznij od tej, która zdarza się najczęściej.