„Przekazałem, a i tak muszę poprawiać” to najczęstsza skarga właścicieli małych firm.
Wniosek, który z niej wyciągają, brzmi zwykle: szybciej zrobię sam. Wniosek jest zrozumiały
i prowadzi prosto z powrotem do pracy po godzinach.
Zadanie wraca zwykle z jednego z trzech powodów. Każdy z nich da się usunąć przed
przekazaniem, w kilka minut.
Powód pierwszy: nie było wiadomo, jak wygląda „zrobione”
„Przygotuj zestawienie sprzedaży” może znaczyć tabelę na pięć wierszy albo raport na
dziesięć stron. Osoba wykonująca zgaduje, trafia w co drugie oczekiwanie i dostaje poprawki –
które odbiera jako niesprawiedliwe, bo przecież zrobiła to, o co prosiłeś.
Lekarstwo jest tanie: pokaż przykład. Jeden zrobiony wcześniej plik mówi więcej niż akapit
opisu i zajmuje pięć sekund na wysłanie.
Powód drugi: nie było wiadomo, co wolno rozstrzygnąć samodzielnie
Człowiek dochodzi do miejsca, w którym trzeba coś zdecydować – i staje, bo nie wie,
czy to jego decyzja. Albo pyta i traci dzień, albo decyduje i słyszy, że nie powinien.
Przekazując zadanie, powiedz wprost, gdzie leży granica: „ceny do dwóch tysięcy ustalasz
sama, powyżej pytasz”. Jedno zdanie usuwa większość zatrzymań.
Powód trzeci: nie było uzgodnionego terminu sprawdzenia
Bez tego są dwa scenariusze i oba są złe. Albo pytasz co pół dnia, jak idzie – i wtedy
nie delegowałeś, tylko przeniosłeś nadzór. Albo nie pytasz wcale i dowiadujesz się o
problemie w dniu terminu, gdy jest za późno.
Umów jeden punkt kontrolny w połowie drogi. Nie po to, żeby oceniać, tylko żeby wyłapać
rozjazd, póki kosztuje godzinę, a nie tydzień.
Lista kontrolna do skopiowania
Przed przekazaniem zadania sprawdź, czy druga strona ma:
☐ Cel – po co to robimy, nie tylko co
☐ Przykład – jak wygląda dobrze zrobione
☐ Granicę decyzji – co rozstrzyga sama, o co pyta
☐ Dostępy – wszystkie, sprawdzone, nie „chyba ma”
☐ Termin – i osobno punkt kontrolny w połowie
☐ Odbiorcę – komu to trafia i w jakiej formie
Pierwszy raz zawsze kosztuje więcej
Przekazanie zadania po raz pierwszy zajmuje więcej czasu, niż zajęłoby zrobienie go
samemu. To nie jest oznaka, że delegowanie nie działa – to jest normalny koszt wejścia.
Zwraca się przy trzecim, czwartym powtórzeniu. Dlatego delegować opłaca się rzeczy
powtarzalne, a nie jednorazowe. Jednorazowe faktycznie szybciej zrobić samemu i nie ma
w tym nic złego.
Sygnał, że przekazanie się udało
Nie ten, że zadanie zostało wykonane. Ten, że przy kolejnym powtórzeniu nie trzeba było
niczego dopowiadać. Jeśli za drugim razem znowu tłumaczysz to samo, problem nie leży
w człowieku, tylko w tym, że pierwsze przekazanie nigdzie nie zostało zapisane.
Wtedy wracamy do opisu procesu – i to jest właściwy moment, żeby go spisać, bo
dokładnie wiadomo, czego zabrakło.